Objectif de numérisation complète de l’union commerciale
« Nous avons maintenant terminé la phase d’installation et de test et commencé les travaux pratiques ». Le directeur Daniel Schulz est satisfait. En 2017, il a commencé à utiliser la plateforme d’entreprise « Bau-ELSE » dans la société Oberrhein-Handels-Union GmbH & Co. KG à Iffezheim. Avec l’aide du développeur du logiciel – la société PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG de Pferdingsleben – tous les modules de gestion de l’entreprise ont été installés. L’objectif est une numérisation complète de tous les bons de livraison dans le réseau commercial de OHU, selon Schulz.
Maintenant que les conditions techniques sont réunies, tous les partenaires doivent être connectés à ce système. Actuellement, on travaille encore « semi-manuellement » avec environ un cinquième des fournisseurs, où l’on reçoit les bons de livraison par la poste, on les enregistre dans une base de données, on les scanne ensuite, on les envoie par e-mail sous forme numérique en fichier PDF et on les stocke finalement dans des archives papier. Ainsi, de nombreuses discussions seraient actuellement menées dans les usines de sous-traitance afin de promouvoir la solution numérique complète, rapide et confortable. « Certains de nos clients l’exigent même et nous l’encourageons », déclare Schulz qui voit un intérêt croissant.
Pour numériser les bons de livraison et les transmettre à l’OHU, il est tout à fait possible d’utiliser les structures informatiques déjà existantes qui peuvent être adaptées via de petits modules logiciels. « Ainsi, nos exigences concernant les descriptions des champs des enregistrements, les protocoles de communication et la qualité d’un bon de livraison sous forme de PDF peuvent être satisfaites sans problème ». Schulz voit une condition importante dans le fait que ses fournisseurs disposent d’un « propre service informatique » en interne. « Ces spécialistes doivent être en permanence sur place. Un prestataire de services externe qui ne vient que de temps en temps, peut-être en cas de problème, ne peut pas assurer un suivi optimal de ce système », estime Schulz.
Après une installation réussie, ses clients pourraient soit accéder au portail d’information OHU déjà existant et « récupérer » leurs bons de livraison traités, soit les données seraient même transmises automatiquement. Cela fonctionne par exemple pour la société Reif Bauunternehmung GmbH & Co. KG de la ville voisine de Rastatt, qui, en tant que partenaire de longue date de OHU, a donné l’impulsion à l’introduction commune de Bau-ELSE.
« Le portail de bons de livraison qui en est à l’origine a entre-temps été très bien accepté chez nous ». Mario Schifferdecker, responsable informatique, est également extrêmement satisfait de l’installation chez Reif GmbH.
Durant cette période, Praxis EDV lui a permis d’avoir un contact direct avec les développeurs de logiciels qui y sont responsables. « J’ai ainsi pu expliquer directement aux spécialistes ce que nous voulions exactement et où se situaient les problèmes ». Les modifications, suggestions et souhaits ont ainsi pu être pris en compte et mis en œuvre à court terme, se souvient volontiers Schifferdecker. Ainsi, au début, il y avait des problèmes liés à l’absence de données. Les plaques d’immatriculation des véhicules de livraison ou des chantiers n’étaient parfois pas correctement saisies et transmises. Le service informatique de Praxis, en collaboration avec le partenaire commercial OHU, a rapidement résolu ce problème.
On a quelque peu sous-estimé le fait que la numérisation complète entre les entrepreneurs et les donneurs d’ordre n’était pas encore acceptée par tous les partenaires. Outre l’échange de données, un bon de livraison sous forme de fichier PDF est souvent exigé. « Praxis EDV y travaille en collaboration avec l’OHU afin de répondre dans un premier temps à notre demande ». Mais parallèlement, on veut tester l’aptitude à la pratique avec un donneur d’ordre, pour voir si celui-ci peut totalement se passer des « documents originaux », explique Schifferdecker. « Un critère décisif sera ici de savoir si les donneurs d’ordre publics, par exemple, acceptent ce mode de procédure ».
L’étape suivante consisterait à intégrer également les factures dans ce système, déclare Schifferdecker en se projetant un peu dans l’avenir. Une solution fonctionnelle bon de livraison-facture réduirait encore la charge de travail, car il serait par exemple possible d’automatiser numériquement le contrôle des factures.
Source: www.pressebox.de
